Momo è un libro di Michael Ende (lo stesso autore della Storia Infinita) scritto nel 1973 e quanto mai attuale nella morale: In una città non specificata, in un tempo non identificabile compaiono i Signori Grigi: una razza di parassiti sovrannaturali che rubano il tempo delle persone. Mostrandosi come uomini pelati con cappello a bombetta, dalla pelle grigia e dai vestiti dello stesso colore, questi strani individui si presentano quali rappresentanti della Cassa di Risparmio del Tempo e promuovono l’idea del “risparmio del tempo” tra la popolazione: apparentemente, il tempo può essere depositato presso la Cassa e in seguito restituito al cliente con gli interessi. In realtà, più tempo le persone risparmiano, meno ne hanno, in quanto viene loro rubato; a consumarlo sono proprio i Signori Grigi, sotto forma di sigarette fatte con i petali essiccati delle Orefiori che rappresentano il tempo, senza le quali i Signori Grigi non possono di fatto esistere.

 Quali sono i nostri signori grigi?

I ladri del tempo sono tutte le situazioni che riducono la produttività e distolgono l’attenzione da quelle che sono le priorità, sono quei fattori che rallentano il lavoro, attività o abitudini e che fanno perdere tempo senza rendersene conto.

Analisi statistica dei KPI

Ne abbiamo? Da vendere!

I ladri del tempo sono presenti sia nel quotidiano lavorativo che personale, e noi diamo loro retta senza capire che ci stanno raggirando, e se ce ne rendiamo conto è troppo tardi perché le loro tentazioni sono diventate un’abitudine difficile da scardinare…

  • Sono le interruzioni, di qualsiasi natura esse siano: una telefonata, l’arrivo di una mail a cui rispondere proprio ora, il saluto al collega che passa… è umano e naturale dover alzare la testa dal lavoro, ma le interruzioni rubano il tempo della distrazione stessa e anche quello che serve per tornare a concentrarsi e riprendere il ritmo precedentemente acquisito
  • Sono l’eccessiva quantità di informazione (sovrabbondante e inutile) quanto, all’esatto opposto, il deficit informativo: in entrambi i casi l’”elaborazione” necessita un tempo maggiore rispetto al caso in cui si abbiano a disposizione le sole informazioni utili e necessarie; in caso di sovrabbondanza perché occorre analizzare il complesso informativo e poi fare una cernita dei dati “da tenere”; in caso di deficit informativo perché occorre investire il proprio tempo nel colmare le lacune
  • Sono il linguaggio non corretto che porta a sovrautilizzo di tempo per “tradurre” nel linguaggio corretto
  • Sono le riunioni e le telefonate senza un chiaro scopo e/o quelle troppo lunghe che si protraggono senza dire nulla
  • Sono le mail troppo lunghe e che portano a un botta e risposta più velocemente e facilmente gestibile al telefono
  • Chi è più ladro di noi stessi quando non deleghiamo e non diciamo mai di no?
  • Un altro ladro abile è il procrastinare … “lo faccio dopo”, “lo faccio domani, con calma”: spesso questo atteggiamento avviene nei confronti delle attività non particolarmente piacevoli come riordinare la stanza o fare quella telefonata al cliente che si sa che è contrariato quindi non sarà una passeggiata di salute. Ma aspettare risolve qualcosa? No, anzi, la stanza sarà ancora più in disordine e il cliente avrà un motivo in più per innervosirsi, quindi ci impiegheremo di più a fare quella cosa che abbiamo rimandato.
  • I ladri del tempo sono gli smartphone, che sono sempre a disposizione e su cui cade lo sguardo, per dare un’occhiata veloce-veloce a FB, leggere due notizie, guardare le notifiche

Chi vi scrive è una persona pratica, che va dritto al sodo e soprattutto pianificatrice (molto pianificatrice), ma non immune ai ladri del tempo che sono disseminati nel nostro agire quotidiano e fanno parte della normalità ma se vogliamo tornare padroni del nostro tempo e riuscire a ottimizzarlo le parole chiave per sconfiggere i ladri del tempo, o almeno parte di loro sono:

  • Prioritizzazione: se tutto è urgente, nulla lo è. Finisco un lavoro per il quale c’è una scadenza per domani o rispondo alla mail che chiede una info rimandabile?
  • Pianificazione: creare e tenere aggiornata una “to do list” crea ordine mentale, indispensabile per gestire al meglio il proprio tempo, seguendo le priorità
  • Dire di no: imparare a dire di no è importante per mettere dei limiti, per definire gli spazi e le priorità. Dire sempre si non significa accontentare tutti, ma rischiare di dover fare troppe cose, quindi male
  • Sapere dove fermarsi: cercare la perfezione e migliorarsi sono caratteristiche apprezzabili, ma se il tempo è tiranno badiamo alla sostanza, non alla forma
  • Delega: è l’arma più efficace, anche se nasconde (neanche tanto bene) il rischio di esporsi ad altri ladri: proprio quei collaboratori ai quali viene data delega. Necessario dare la giusta formazione, definire obiettivi chiari e fissare momenti ben idenficabili di confronto

Ci riusciamo? Più facile a dirsi che a farsi ma … “Yes, we can”… forse

#daivalorealtempo

GG